Legal Technology — heb je dat als Klein Advocatenkantoor Werkelijk Nodig?

Moet je investeren in legal technology? En als je je zulke software niet kan permitteren, is dat een bedreiging voor je praktijk?

Als we het blad Mr. mogen geloven, is het antwoord op deze vragen volmondig ja. Experts waarschuwen deze week dat kleine kantoren zich de investeringen in IT niet kunnen veroorloven. De grotere kantoren dreigen zo een onoverbrugbare voorsprong te krijgen.

Voordat de schrik je om het hart slaat, vraag jezelf af wie deze experts zijn en waarom ze deze boodschap verspreiden.

Misschien kom je dan net als ik tot de conclusie dat je je niet te veel van zulke bangmakerij moet aantrekken. En dat andere zaken veel belangrijker zijn om je op te richten voor een toekomstbestendige praktijk — waarover zo meer.

Eerst die software.

Legaltech is overhyped en onbegrepen

Ten eerste denk ik dat het begrip legaltech overhyped is en dat slechts weinigen weten wat het precies is. Ook de “experts” bijvoorbeeld weten niet één overtuigend, concreet voorbeeld te noemen van dure software die de kleine kantoren nodig zullen hebben. Een geciteerde advocaat (die beroepsgenoten hierover adviseert) zegt voor de toekomst te kijken naar een “geautomatiseerd dossiersysteem en een goed digitaal dicteersysteem”. Sinds wanneer is dicteersoftware legal tech?

Zulke systemen zijn er overigens al lang en zijn ook voor kleine kantoren betaalbaar. Sterker nog, dicteren in het Engels (en vele andere talen) in Google Docs kan al twee jaar en werkt verrassend goed. Prijs: NUL euro. Het is een kwestie van tijd voordat Google dezelfde kwaliteit aanbiedt voor het Nederlands. Tot die tijd kun je ook bij Dragon terecht voor 446 euro ex btw, de belastingdienst betaalt nog eens rond de 40% mee.

Welke eenpitter kan dat niet betalen?

Hetzelfde geldt voor een dossiersysteem. Basenet is een grote speler in Nederland, maar er zijn goedkopere alternatieven. Neem het Amerikaanse Clio dat begon als tijdschrijfsoftware maar inmiddels een breed pakket aanbiedt, waaronder document management.

Clio is zogeheten Software as a Service (SaaS) waardoor het op ieder apparaat werkt en je je account gemakkelijk kan koppelen aan andere software. Een attachement in een email in Outlook sla je daarom naadloos op in de cloud van Clio, in het juiste dossier.

Kosten: $65 dollar per gebruiker per maand.

Waarom is dat zo goedkoop? Omdat de diensten van Clio mondiaal schaalbaar zijn en het bedrijf kosten kan uitsmeren over steeds meer gebruikers.

Vergelijk het met emailmarketingsoftware zoals Mailchimp. In tegenstelling tot tien jaar geleden is deze dienst zeer geavanceerd en beschikbaar voor een tarief dat iedere ZZP’er zich kan permitteren. Een veel groter probleem dan de prijs is het beheersen van de vele mogelijkheden die bijvoorbeeld Mailchimp biedt voor geautomatiseerde campagnes.

Kortom, als de markt groot genoeg is, zal de prijs van de software dalen. De programma’s die je nodig hebt om je praktijk te digitaliseren komen (of zijn) beschikbaar voor een aanvaardbaar tarief.

En mocht je zelf iets willen bouwen om je processen te digitaliseren, ook dat ligt binnen ieders bereik.  Zo diende ik laatst geheel elektronisch een incasso-opdracht in via E-legal Incasso (vier advocaten). Via de portal stuurde ik de relevante stukken en informatie, en word ik met automatische updates op de hoogte gehouden van de voortgang in mijn dossier. Door zelf mijn dossier aan te maken bespaar ik bijna 100 euro aan kosten. Ik durf te beweren dat je zo’n systeem kan bouwen voor maximaal 10K.

Voor legaltech bestaan (nog) geen noodzaak

Maar, zo betogen de experts, straks komt er Kunstmatige Intelligentie (KI)! Echte legaltech! Ook KI is een overhyped begrip waarvoor weinig begrip bestaat. Er zijn slechts enkele partijen die een product hebben dat ook daadwerkelijk door de Zuidas is gekocht, zoals Kira. Daarmee kun je grote hoeveelheden documenten doorploegen en labelen (machine learning) – heel handig voor omvangrijke rechtszaken en grote overnames.

Maar welk klein kantoor doet grote overnames en corporate litigation zo’n schaal, een enkele boutique daargelaten?

Zulke software is ontwikkeld voor topkantoren die concurrerend moeten blijven in een wereld waar juridische diensten steeds verder commoditized raken. Ze moeten met andere woorden efficiënter worden bij het afhandelen van grote hoeveelheden standaardwerk.

Een klein kantoor heeft Shell niet als klant. Dat hoeft geen 10000 contracten te checken op compliance; die kan het MKB efficiënt bedienen door zich te specialiseren en concurrerend te blijven met lagere tarieven. De digitale tools die je daarvoor nodig hebt zijn zoals gezegd betaalbaar.

Tot slot: de angst dat KI het complexere werk overneemt acht ik ongegrond, althans daar zijn we nog decennia van verwijderd, zoals ik hier al opmerkte.

Denk aan je positionering

Waarmee ik alleen maar wil zeggen: het grote gevaar is niet legaltech maar gebrek aan positionering en commerciële skills.

Wie daar niets aan doet, heeft een probleem of krijgt het als de volgende recessie zich aandient. Internet zorgt nu eenmaal voor verniching en toenemende concurrentie. Naarmate de markt transparanter wordt, zullen de tarieven voor standaardwerk dalen. Niet zo gek dus dat zo ongeveer iedere marktkenner adviseert je te specialiseren.

Als klein kantoor zou ik legaltech daarom voorlopig rustig aankijken en me focussen op vragen als:

• Voor welke klanten wil ik graag werken?
• Sluit mijn expertise / profiel daarop aan?
• Waarmee ben ik onderscheidend?
• Hoe kan ik mijn bestaande klanten behouden en nog beter bedienen?
• Hoe voer ik een sales gesprek?
• Hoe bereik ik met een beperkt marketingbudget mijn gewenste klanten?

Wie dit scherp voor ogen heeft en relaties koestert, hoeft zich voorlopig nergens zorgen over te maken.

Steeds meer (niche-) kantoren zetten in dit verband de stap naar content marketing als effectief en betaalbaar middel om zichzelf te positioneren. De gemiddelde kwaliteit van die marketing en het investeringsniveau suggereren dat er nog enorme ruimte is voor vooruitstrevende advocaten.

Wat je bijvoorbeeld zou kunnen doen als advocaat die zich profileert binnen de tech scene is intelligent en pragmatisch schrijven over legaltech. Heel onderscheidend.

En het kost niets.

Over de auteur

Ik ben oprichter van LegalDutch, een vernieuwend marketingplatform voor advocaten. Met mijn ervaring als journalist (ex-FD) en juridische achtergrond help ik advocaten nieuwe klanten te bereiken met content marketing: effectief geschreven blogs die de doelgroep raken en scoren in Google. Ik geef workshops, breng advocaten in het nieuws en denk mee bij contentcreatie. Email: janhein@legaldutch.nl.